Praxis · Typische Situation
Eingehende Dokumente
müssen gelesen und übertragen werden.
Eine der häufigsten Ausgangslagen im Mittelstand, und eine, bei der die richtige Antwort oft nicht Software heißt.
Situation
Belege kommen an — und werden abgetippt.
Das Problem
Lieferscheine, Rechnungen und Bestätigungen kommen als PDF oder Scan. Jemand liest sie und überträgt die Werte von Hand in ein anderes System.
Unser Ansatz
Wir fragen zuerst, welche dieser Dokumente überhaupt entstehen müssen, und danach, was sich automatisch lesen lässt.
Nächster Schritt
Strukturierte Erfassung mit einem Prüfschritt durch einen Menschen.
Unsere Lesart
Worauf wir zuerst schauen.
01
Menge und Häufigkeit
Bei wenigen Dokumenten im Monat lohnt keine Automatisierung.
02
Herkunft
Manche Dokumente entstehen nur, weil ein Ablauf sie erzwingt.
03
Entscheidungsstelle
Wo muss ein Mensch zustimmen, und wer ist das?
04
Zielsystem
Wohin gehen die Daten, und kann das System sie annehmen?
Möglicher Weg
Was daraus werden kann.
01
Prozess vereinfachen
Schritte streichen, die niemand mehr braucht. Oft endet der Weg hier.
02
Erfassung strukturieren
Dokumente maschinell lesbar machen, mit Prüfschritt.
03
Übergabe automatisieren
Die geprüften Daten gehen ohne Abtippen ins Zielsystem.
Nicht jedes Feld muss automatisch stimmen. Es muss nachvollziehbar sein.
Wo lohnt es sich für Sie anzufangen?
Im Gespräch ordnen wir Ihre Ausgangslage ein und klären, welcher nächste Schritt für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Ob sich das bei Ihnen lohnt, hängt an Menge und Gleichförmigkeit der Belege. Das lässt sich in einem Gespräch schnell abschätzen.
